İdari İşler ve Ofis Operasyon Sorumlusu

İdari İşler ve Ofis Operasyon Sorumlusu Endüstriyel otomasyon, robotik sistemler, mühendislik ve teknik servis alanlarında faaliyet gösteren şirketimizin günlük idari süreçlerini düzenli, kontrollü ve kurumsal standartlara uygun şekilde yürütecek İdari İşler ve Ofis Operasyon Sorumlusu arıyoruz. Bu pozisyon; şirketimize gelen misafirlerin karşılanması, telefon trafiğinin yönetilmesi, toplantı ve ikram süreçlerinin yürütülmesi, şirket araçlarının takip edilmesi ve ofisin günlük operasyonel ihtiyaçlarının koordine edilmesinden sorumlu olacaktır. Görev ve Sorumluluklar Şirketimize gelen müşteri, tedarikçi ve diğer misafirlerin kurumsal standartlara uygun şekilde karşılanması, Misafirlerin ilgili kişi ve departmanlara yönlendirilmesi, Gelen telefonların profesyonel bir iletişim diliyle karşılanması ve ilgili birimlere aktarılması, Telefonla alınan mesaj, talep ve bilgilerin eksiksiz şekilde ilgili kişilere iletilmesi, Toplantı odalarının toplantı öncesinde hazırlanması ve toplantı sonrasında düzenlenmesi, Misafirlere çay, kahve, su ve benzeri ikramların hazırlanarak sunulması, Ofis, mutfak, toplantı alanı ve ortak kullanım alanlarının düzeninin takip edilmesi, Ofis sarf malzemeleri, temizlik ürünleri ve ikramlık ihtiyaçlarının stoklarının kontrol edilmesi, Eksilen malzemelerin belirlenmesi ve satın alma taleplerinin oluşturulması, Gelen evrak, kargo ve gönderilerin teslim alınması, kayıt altına alınması ve ilgili kişilere ulaştırılması, Giden kargo ve kurye işlemlerinin organize edilmesi, Şirket araçlarının günlük durumlarının ve kullanım kayıtlarının takip edilmesi, Araçların periyodik bakım, muayene, sigorta, kasko, vergi ve diğer yasal süreçlerinin kontrol edilmesi, Araçlara ilişkin yakıt, kilometre, HGS, trafik cezası ve masraf kayıtlarının tutulması, Araçların temizlik, bakım ve servis ihtiyaçlarının zamanında organize edilmesi, Araç anahtarları ve araç kullanım belgelerinin kontrollü şekilde yönetilmesi, Şirket içi toplantı, ziyaret, eğitim ve organizasyonların hazırlanmasına destek verilmesi, Personelin ulaşım, konaklama, rezervasyon ve benzeri idari ihtiyaçlarının organize edilmesi, Teknik servis ekiplerinin saha ziyaretlerine ilişkin araç ve operasyon planlamalarına destek verilmesi, Yönetim tarafından verilen günlük idari ve operasyonel görevlerin zamanında yerine getirilmesi, Şirketin kurumsal temsil, gizlilik ve hizmet kalitesi standartlarına uygun hareket edilmesi. Aranan Nitelikler En az lise, tercihen ön lisans veya lisans mezunu, Misafir karşılama, resepsiyon, idari işler veya ofis yönetimi alanında deneyimli, Telefon trafiği ve kurumsal iletişim süreçlerini profesyonel şekilde yönetebilen, Diksiyonu düzgün, güler yüzlü ve iletişim becerileri güçlü, Misafir ağırlama ve ikram süreçlerinde özenli, Planlama, organizasyon ve takip yeteneği gelişmiş, Araç bakım, muayene, sigorta ve operasyon süreçlerini takip edebilecek, MS Office programlarını temel seviyede kullanabilen, Evrak, dosyalama, kargo ve kayıt işlemlerinde düzenli, Detaylara önem veren, dikkatli ve sorumluluk sahibi, Temsil yeteneği yüksek ve kişisel bakımına özen gösteren, İş takibi güçlü, çözüm odaklı ve disiplinli, Departmanlar arasında sağlıklı iletişim ve koordinasyon kurabilen, Ticari gizlilik ve kurumsal etik ilkelerine bağlı, Yoğun çalışma temposuna uyum sağlayabilecek, Aktif araç kullanabilen ve B sınıfı sürücü belgesine sahip, Kocaeli’nde ikamet eden veya edebilecek. Tercih Sebebi Olacak Yetkinlikler Kurumsal bir şirkette idari işler veya ofis operasyonları alanında görev almış olmak, Şirket araçlarının bakım, sigorta, muayene ve masraf süreçlerini takip etmiş olmak, Santral veya çok hatlı telefon sistemlerini kullanmış olmak, Kargo, kurye, seyahat ve rezervasyon süreçlerinde deneyimli olmak, Endüstriyel, teknik servis veya mühendislik firmalarında çalışma deneyimine sahip olmak. Pozisyon Bilgileri Pozisyon: İdari İşler ve Ofis Operasyon Sorumlusu Çalışma Şekli: Tam Zamanlı Çalışma Yeri: Kocaeli Raporlama: Genel Müdürlük / İdari İşler Yönetimi Şirketimizin kurumsal temsilini başarıyla gerçekleştirecek, misafir memnuniyetine önem veren ve ofis operasyonlarının düzenli yürütülmesini sağlayabilecek çalışma arkadaşlarının başvurularını bekliyoruz.